Article Only "Konsep Sederhana Manajemen Kearsipan"

Pada era globalisasi setiap perusahaan baik milik pemerintah maupun swasta memiliki dua kegiatan yaitu kegiatan pokok (primer) dan kegiatan pendukung (supporting). Kegiatan pokok adalah semua pekerjaan yang mempunyai kaitan langsung dengan usaha-usaha yang dimaksudkan untuk mencapai tujuan organisasi. Kegiatan pokok inilah yang membedakan suatu jenis organisasi dengan jenis organisasi lainnya.

Kegiatan yang hampir sama dan ada di semua perusahaan adalah aktivitas pendukung (supporting). Termasuk di dalam aktivitas pendukung ini yatiu fungsi manajemen, peran manajerial, dan kegiatan administrasi perkantoran seperti urusan personalia, keuangan, informasi dan komunikasi. Aktivitas pendukung ini hampir semuanya ada di setiap jenis organisasi baik milik pemerintah maupun perusahaan swasta. Semua kegiatan primer dan pendukung itu diarahkan pada pencapaian tujuan.

Kearsipan termasuk kegiatan pendukung di dalam perusahaan. Seperti kegiatan pendukung lainnya dan pekerjaan pokok, kearsipan perlu mendapatkan perhatian pengerjaan dan pengelolaan sebaik-baiknya agar dapat memberikan kontribusi sebesar-besarnya bagi pencapaian tujuan perusahaan. Setiap perusahaan tidak dapat dilepaskan dari kebutuhan data dan informasi untuk mendukung kegiatan primernya dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya, maka sebenarnya menjadi suatu keharusan bagi setiap perusahaan untuk mengelola dan mengurus arsip-arsipnya secara baik dan benar.

Salah satu informasi yang sangat penting bagi perusahaan adalah arsip data diri karyawan dan rekaman seluruh kegiatan yang berhubungan dengan SDM perusahaan misalnya arsip cost hospital, medical fee, invoice, surat peringatan dan laporan psikologi karyawan. Di perkantoran, arsip-arsip tersebut diperlukan untuk membantu pelayanan keperluan informasi intern. Pengambilan keputusan oleh pimpinan banyak tergantung kepada kelengkapan, kecepatan dan ketepatan informasi yang dilaporkan secara aktif kepadanya.

Pembangunan dan pengembangan sistem kearsipan yang baik di dalam suatu organisasi khususnya perusahaan swasta dapat terhambat oleh adanya berbagai kendala diantaranya hambatan dari unsur-unsur input kearsipan, hambatan proses kearsipan yaitu penggunaan, pemeliharaan, penyimpanan dan penyusutan arsip tidak dapat dilaksanakan dengan baik, tidak sesuai prosedur dan metode yang benar.

Output sistem kearsipan yaitu arsipnya tidak memenuhi ciri-ciri arsip baik, dimana arsip yang baru dan lama (aktif dan inaktif) sehingga menyulitkan upaya penyimpanan dan penemuan kembali ketika dibutuhkan. Kendala-kendala tersebut merupakan permasalahan yang akan berakibat pada tidak tercapainya efektivitas kearsipan. Kendala dan permasalahan tersebut harus diperbaiki, dan untuk itu pendekatan kegiatan dan pencapaian tujuan kearsipan secara lebih efektif dan efisien.