TUGAS MANAJEMEN PERKANTORAN
“AKUNTING PENJUALAN”
Disusun oleh :
SUTHANTY NURFITRIYANI (8143097514)
SEPTIYANA KURNIAWATI (8143097523)
D3 SEKRETARI
2009
JURUSAN
EKONOMI & ADMINISTRASI
FAKULTAS
EKONOMI
UNIVERSITAS
NEGERI JAKARTA 2011
KATA
PENGANTAR
Pertama-tama
kami mengucapkan puji dan syukur kepada Tuhan yang Maha Esa yang telah
memberkahi kami sehingga makalah ini dapat diselesaikan. Kami juga ingin
mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak yang telah membantu kami dalam
pembuatan makalah ini dan berbagai sumber yang telah kami gunakan sebagai materi
pada makalah ini.
Makalah
ini memuat tentang “Akunting Penjualan”. Makalah ini dibuat untuk memudahkan
mahasiswa D3 Sekretari 2009 mempelajari Bab Akuning Penjualan dalam Mata Kuliah
Manajemen Perkantoran.
Semoga
makalah ini dapat menambah materi perkuliahan kita tentang Manajemen
Perkantoran dan dapat mempraktekkannya dengan baik. Terima kasih.
Jakarta, 8 Maret 2011
TUJUAN
Tujuan
utama rekaman akunting penjualan adalah :
a. Untuk
memastikan bahwa semua barang yang dicantumkan dalam faktur ditagih secara
akurat kepada pelanggan yang tepat;
b. Untuk
memastikan bahwa pembayaran ditagih sesuai dengan persyaratan yang telah
disetujui;
c. Untuk
menyediakan informasi yang berhubungan dengan debitor dan penjualan.
DAFTAR
ISI
|
Kata
Pengantar……………………………………………………...................
Tujuan…………………………………………………………………………
Daftar Isi………………………………………………………………………
|
i
|
|
|
ii
|
||
|
iii
|
||
|
BAB
I
BAB
II (METODE)
BAB
III
BAB
IV (Informasi Penjualan)
|
1.
Pembagian Akun………………………..
2.
Formulir……………………………........
3.
Jurnal Penjualan…………………….......
4.
Buku Besar……………………………..
5.
Rekening………………………………..
6.
Metode…………………………………
7.
Pemasukan Dasar dan Operasi…………
1.
Metode Manual…………………………
2.
Metode Mesin-Akunting……………….
3.
Metode Komputer
Visible-Record……...
4.
Metode Komputer Mainframe………….
1.
Alokasi Tugas…………………………..
2.
Integrasi Sistem…………………………
3.
Penagihan Pembayaran…………………
1.
Analisis Penjualan………………………
2.
Analisis Kuantitas………………………
3.
Rekaman Pelanggan…………………….
|
1
1
1
2
2
3
3
5
6
6
7
8
8
9
10
10
11
|
|
Daftar Pustaka
|
|
|
BAB
I
1.
Pembagian Akun
Pembuatan akun buku besar
pelanggan, walaupun bukan satu-satunya sarana untuk mencapai tujuan yang
disebutkan di atas, adalah praktek yang lazim digunakan.
Apabila jumlah pelanggan kredit
besar, adalah biasa apabila akun mereka dibuat terpisah dari buku pembelian dan
akun alin perusahaan. Karena berhubungan dengan pelanggan, akunting buku besar
penjualan perlu dijalankan secara cepat dan akurat. Oleh karena itu, perhatian
khusus harus diarahkan pada penciptaan metode buku besar penjualan yang
efisien. Namun, banyak dari apa yang dikatakan disini berlaku pula untuk jenis
buku besar lain. Computer atau akunting mekanis lain digunakan secara luas untuk
buku besar penjualan dan laporan singkat mengenai prinsip-prinsipnya akan
diberikan.
2.
Formulir
Karena dampak mekanisasi, formulir
yang semula digunakan, dan seperti yang diuraikan dalam teori pembukuan
sederhana, telah sangat berubah penampilannya.
3.
Jurnal Penjualan
Prinsip pembukuan adalah penjualan
merupakan yang pertama dimasukkan ke dalam jurnal atau buku harian, yang
berfungsi sebagai catatan harian transaksi penjualan. Dari jurnal, jumlahnya diposkan ke debit dari
akun pribadi pelanggan individual. Total dari semua penjualan yang dimasukkan
di dalam jurnal dimasukkan pada sisi kredit akun penjualan perusahaan, sehingga
melengkapi pembukuan berpasangan.
Dalam metode mekanis, tetap
bijaksana bila kira memliki semacam “jurnal”, yang memberikan total control
yang dapat dicocokkan dengan total mesin. Jurnal ini mungkin tidak lebih dari
sebuah daftar pencatat total faktur mesin hitung, yang kadang dikenal sebagai
pradaftar, yang didukung oleh sekumpulan salinan faktur. Bila mesin hitung
dilengkapi dengan pita kertas atau keluaran kode lain, penyiapan jurnal atau
pradaftar juga dapat memberikan sarana pengumpan data ke dalam computer.
Bila mesin akunting atau computer
visible-record digunakan, jurnal tersebut mungkin merupakan lembar proof yang
memuat salinan entri yang dibuat pada folio buku besar. Bila computer mainframe
yang digunakan, dengan pemasukkan data langsung, jurnal tercetak mungkin
dihasilkan, dengan mendaftar pemasukan harian. Ini memberikan sarana untuk
pengecekan rutin dan auditing.
4. Buku
besar
Formulir buku besar pun telah
berubah. Buku besar, entah diisi dengan tangan, dengan mesin akunting atau
dengan computer visible-record, biasanya terdiri dari lembaran lepas atau
kartu, selembar untuk setiap akun. Alih-alih memiliki sisi debit dan kredit,
terdapat susunan berkolom yang memungkinkan saldo diperlihatkan setelah setiap
pemasukkan.
5. Rekening
Pelanggan yang membereskan akun
mereka secara berkala umumnya dikirimi rekening yang memperlihatkan jumlah yang
belum dilunaskan pada tanggal jatuh tempo (sering pada akhir bulan kalender).
Rabat tunai dikurangi dari rekening ketimbang dari fakttur. Bila buku besar
diisi dengan tanggan menggunakan papan perekaman angka manifold, rekening
tersebut dihasilkan secara serentak, sedangkan dalam aplikasi computer,
rekening mungkin dihasilkan sebagai hasil cetak yang terpisah. Dalam setiap
system yang menghasilkan suatu bentuk folio buku besar, rekeningnya mungkin
merupakan fotokopi dari folio ini.
6. Metode
Buku besar penjualan mungkin dibuat
dengan pelbagai metode yang bervariasi dari pengisian dengan tangan hingga
penggunaan computer.
7. Pemasukkan
dasar dan operasi
Pemasukkan tipikal yang harus
dibuat dalam buku besar penjualan dan sumber-sumbernya adalah:
a. Barang
atau jasa yang dijual kepada pelanggan – dari salinan total faktur penjualan;
b. Barang
yang dikembalikan oleh pelanggan – dari salinan total surat kredit;
c. Pembayaran
yang diterima dari pelanggan – dari
entri buku kas;
d. Koreksi
dan penyesuaian – dari entri jurnal.
·
Penjurnalan
Operasi pertama adalah menjurnalkan
setiap jenis entri secara terpisah, menggunakan tangan dengan cara tradisional
atau dengan mesin pendaftar. Total jurnal berfungsi sebagai pengecekkan pada
operasi berikutnya dan dapat diposkan untuk mengontrol akun.
·
Perekaman angka buku besar
Operasi kedua adalah melakukan
perekaman angka setiap entri yang terpisah kea kun pelanggan yang tepat dalam
area debit atau kredit seperti yang diperlukan. Setiap entri harus
memperlihatkan data transaksi, informasi yang dikodekan atau ditulis secara memadai
untuk mengidentifikasi transaksi dan menghubungkan dengan sumbernya dan
jumlahnya.
·
Pembuatan saldo
Operasi ketiga adalah pembuatan
saldo dan pembuktian akun. Pembukaan saldo dari setiap akun (umunya debit)
disesuaikan dengan menambahkan kepadanya entri debit dan mengurangi entri
kredit untuk tiba pada saldo penutup yang baru. Prosedur yang sama diikuti
dalam akun control yang telah dimasukkan dalam total batch dari jurnal. Bila
semua entri dibuat dengan benar, saldo akun control akan sama dengan jumlah
semua saldo pada akun pelanggan individual.
Namun, ‘bukti’ aritmetika jenis ini
belum lengkap. Ada kemungkinan bahwa satu kesalahan mungkin telah mengimbangi
efek kesalahan lain atau bahwa, walaupun jumlah yang benar telah dimasukkan,
jumlah itu dimasukkan ke dalam akun yang salah. Akurasi yang lengkap jarang
dapat dijamin. Tujuannya haruslah untuk mengambil manfaat terbaik dari
pengecekkan visual dan otomatis untuk mencakupi unsure-unsur yang esensial di
dalam system tersebut.
·
Rekening
Operasi terakhir adalah penyiapan
salinan akun pelanggan, yang dikenal sebagai rekening Koran, yang dikirim
kepada pelanggan, biasanya secara bulanan. Walaupun banyak orang menganggap
formulir ini terutama sebagai surat peringatan bahwa pembayaran sudah jatuh
tempo, ini sebenarnya merupakan bagian dari system pembuktian. Bila suatu entri
telah dibuat pada aku yang salah, ada kemungkinan bahwa setidaknya salah saru
dari dua pelanggan yang terlibat akan menolak saldo yang tampak.
BAB II
METODE
1. Metode
Manual
Untuk
perusahaan kecil atau kemitraan professional,jurnal dan buku besar yang diisi
dengan tangan mungkin sdah memadai. Namun, kecepatan dan akurasi dapat
ditingakatkan dengan sisitem paling sederhana dengna pembuatan pradaftar dan
saldo dengna bantuan mesin penjumlah-pendaftar.
Metode manual yang jauh lebih
berkembang adalah yang menggunakan papan perekaman angka manifold (figure
13.3). Ini berupa papan logam atau
plastic yang memberikan permukaan keras untuk menulis dan memiliki pasak pada
satu sisi atau alat lain untuk memegang formulir dengan kuat pada posisisnya.
Sebuah lembar proof,yang mungkin pula berfungsi sebagai jurnal,ditarus di atas
papan dan ditahan. Untuk membuat pengisian,folio buku besar diseleksi dan dipasang di atas lembar proof. bDemikina
pula, formulir rekening mungkin pula
diajarkan diatas keduanya ini. Peraturan
pada ketiga formulir serupa.Entri dibuat pada rekening dan disalin
dengan karbon ke buku besar dan lembar proof dibawahnya. Untuk memudahkan proof
akurasi harian,saldo baru pada suatu akun dihitung dan dimasukan ketika perekaman angka
dibuat,seperti halnya dengan akunting mekanis.
Pada akhir setiap kelompok perekaman
angka, lembar proof yang memperlihatkan salinan karbon dari semua ntri dan
saldo ditotal.Bila saldo pembukaan pada akun aktif jufga telah dimasukan pada
lembaran proof,pengecekan akurasi yang berikutnya dapat dibuat seketika,tanpa
menunggu untuk penutupan akun bulanan.
- Total entri yang dibuat dapat dibandingkan dengan total pradaftar media perekaman angka.
- Total saldo pembukaan pada akun aktif, yang disesuaikan oleh total entri yang dibuat, dapat dibandingkan dengan total saldo penutupan.
- Bila diperlukan, entri individual dapat dicek dengan mudah dari lembaran proof alih-alih dari folio buku besar individual.
Papan
perekaman angka manifold memberikan beberapa keuntungan mesin akunting dalam
hal beberapa formulir dimasukkan secara serentak dan lembaran proof disediakan
untuk pengecekkan harian. Karena saldo baru dihitung pada setiap pengisian dan
rekening dibuat sebagai replica persis dari folio buku besar, tugas bulanan
penutupan akun dan pengeluaran rekening diselesaikan dengan lebih cepat.
2. Metode
mesin-akunting
Mesin
akunting atau perekaman angka ke buku besar diuraikan di dalam Bab 13. setelah
membuat pradaftar media perekaman angka untuk memperoleh total control,
operator mengisi setiap folio akun aktif secara bergiliran dengan:
a. mengambil
dan memasukkan melalui papan tombol saldo yang terlibat pada akun,
b. mengumpan
ke dalam mesin kartu buku besar dan rekening dari lembar proof dan menjajarkan
dengan lembar proof tersebut,
c. membaca
dari medium perekaman angka dan mengetikkan melalui papan tombol tanggal, nomor
acuan, kode deskripsi, dan jumlahnya sebagai debit atau kredit.
Kemudian,
mesin tersebut akan mencetak entri agar muncul pada lembaran proof, folio dan
rekening buku besar, dan secara otomatis menghitung dan mencetak saldo yang
baru. Register juga tersedia bagi mesin untuk mengakumulasi dan pada akhir
jalannya perkeman angka, mencetak total control dari perekaman angka dan saldo.
3. Metode
computer visible-record
Walaupun
computer yang lebih besar dapat digunakan untuk akunting penjualan sebagai
bagian dari skema yang lebih luas, kkomputer visibe-record yang lebih kecil
lebih mungkin digunakan untuk perekaman angka ke buku besar sebagai tugas yang
terpisah. Computer visible-record diuraikan dan diilustrasikan di dalam Bab 11.
formulir yang digunakan mungkin serupa desainnya dengan formulir yang digunakan
dalam mesin akunting. Opersinya mungkin sepenuhnya melalui papan tombol atau
mungkin dibuat otomatis sebagian. Saldo pembukaan mungkin diambil dari strip
magneti pada kartu buku besar, data yang
berhubungan dengan perekaman angka mungkin diumpankan melalui pos atau rekaman
magnetic.
4. Metode
Komputer Mainframe
Komputer
mainframe yang lebih besar tidak vovok untuk memperbaharui kartu akun
individual sewaktu entri dibuat, walaupun secara teknis adalah mungkin pada
beberapa mesin, untuk memiliki terminal khusus untuk tujuan ini,Kebanyakan
system menyimpan data dan saldo serta
menvetak informasi apa saja yang diperlukan pada kertas sinambung.Metode
bervariasi dan metode berikut ini merupakan contoh.Tiga arsip disk dapat
dipertahankan yang berisikan :
a.
Data tetap untuk setiap akun,dengan
saldi mutakhir dan kemungkinan saldi pada akhir setiap bulan selama 2 tahun
sebellumnya,dan juga total control
b.
Rincian semua entri yang dibuat
dalam tahunan keuangan sekarang
c.
Entri terbuka,yaitu semua rntri yang
belum dibereskan dengan pembayaran atau penyesuaian.
Dari
sini,dengan penggunaan program yang
cocok,oran gdapat mencetak,seseuai
keperluan :
a.
Saldo percobaab atau daftar dari semua
saldi mutakhir dengna rincian pendukung
b.
Akun lengkap selama period waktu apa
saja untuk pemerikasaan dan audit
c.
Rekening Koran
d.
Rincian akun yang lewat tempo
e.
Analisis debit atau perdagangan
Bila
diperlukan, dapat saja dibuat cetakan akun bulanan dalam bentuk tradisional.
Apabila computer dapat membuatarip akunting
penjualan selalu on-line metode
pemasukan data langsung dapat digunakan oleh staf kantor
penjualan.Dengan bantuan unit peraga visual,staf penjualan dan akun juga dapar
membuat penelitian langsung melalui computer mengenai saldo yang belum
dilunasi,pengharkatan kredit,dan sebagainya.
BAB
III
Alokasi
tugas
Satu
opersi yang menghabiskan waktu adalah emilihan kartu tempat entri harus dibuat
dari baki dimana buku besar ditempatkan. Walaupun system pembuatan indeks dapat
digunakan untuk membantu penemuan, operatornya mungkin dibebaskan dari tugas
ini sama sekali dengan salah satu dari dua cara :
a. Seorang
juru tulis junior dapat mengambil kartu dan menyelakan kartu itu diantara media
perekeman angka sehingga siap untuk digunakan
b. Seorang
juru tulis junior ‘mengisi’ media perekaman angka di dalam baki di depan kartu
yang diacu.
Operator
dapat pula dibebaskan dari tugas untuk membuktikan akurasi. Setiap kumpulan
pekerjaan, jika sudah selesai, dapat diteruskan dengan lembaran proofnya ke
juru tulis senior yang bertanggung jawab atas pengecekkan dan pembuatan saldo.
Dalam
menilai keefektifan metode, biaya total, termasuk biaya operasi tambahan ini,
harus diperhitungkan.
Integrasi
Sistem
Apabila
kkom[uter yang lebih besar digunakan,adalah tidak mungkin bahwa akunting
penjualan akan menjadi opersi yang tersendiri .Inti dari pemakaina
computer adalah dara harus dimasukan hanya
satu kali dan sesudahnya diambil oleh program sebanyak diperllukan untuk
memberikan hasil yang diminta.Sememtar adalam sistemakunting manual, bukti
keakuratan mungkin menuggu hingga akhir bulan ketika buku ditutup, didalam
system computer bobot usaha harus ditempatkan pada usaha memastikan bahwa
setiap item data adalah benar sebelum pengolahan dijalankan.
Bila
computer digunakan, akun yang lewat tempo dapat secara otomatis diidentifikasi
dan didaftar. Kadang computer deprogram secara kotomatis untuk menulis surat
permintaan pembayaran, tetapi komunikasi yang begitu tidak pribadi ini tidak
selalu sama efektifnya dengan ancangan yang lebih pribadi.
Setiap
kumpulan data harus dikkontrol oleh juru tulis senior untuk memastikan bahwa
data itu dimasukkan ke dalam arsip kkomputer dan dimasukkan dengan benar.
Biasanya, data dimasukkan di dalam bentuk yang paling sederhana, suatu jumlah
diidentifikasi oleh kode yang berhubungan dengan akun nominal, akun departemen
dan akun pribadi. Computer dapat deprogram untuk menghasilakan jurnal untuk
setiap kelompok data, mencetak dalam bahasa yang jelas signifikansi kode yang
telah diberikan. Ini kemudian dapat dicek secara visual berdasarkan sumber data
asli. Pengecekan kata yang bermakna jauh lebih tepat dan lebih dapat diandalkan
dibandingkan pengecekkan nomor kode.
Penagihan
Pembayaran
Walaupun
ada variasi dari satu perdagangan ke perdagangan yang lain, adalah biasa untuk
mengharapkan pelanggan untuk membayar akun mereka secara bulanan sesudah
memiliki kesempatan yang cukup untuk mengecek Koran yang dikirimkan kepada
mereka. Sebagian besar mungkin melakukannya, tetapi selalu ada beberapa orang
yang tidak membereskannya ada tanggal jatuh tempo.
Buku
besar penjualan harus diperiksa secara teratur untu menemukan pelanggan yang
menunggak kredit. Ini biasanya merupakan tugas juru tulis senior yang akan
menulis surat dengan formulir yang sudah disetujui untuk menagih pembayaran.
Dalam kasus ekstrem, rekanan hokum mungkin dierlukan, tetapi ini boleh
diberlakukan hanya sebagai upaya terkahir dan sesudah berkonsultasi dengan
manajemen penjualan.
BAB
IV
Informasi
Penjualan
1. Analisis
Penjualan
Bila
analisis omzet penjualan diperlukan berdasarkan area,wiraniaga,jenis pelanggan
dsb,informasi tersebut kerap dapat dihasilkan sebagai bagian dari prosedur
akunting.Faktur dapat disortir menurut area dsb sebelum pembuatan pradaftar
,sehingga total control memberikan analisis penjualan hari bersangkutan yang
sesuai.Buku besar penjualan mungkin bibagi kedalam kelompok pelanggan menurut
area atau jenis sehingga angka statistic dapat diambil dari akun individual dan
akun control.
Bila
computer digunakan,data penjualan biasanya akan disimpan dan dianalisis dicetak
pada interval yang diperlukan.Untuk memudahkan hal in,kode pelanggan dan kode
komoditi harus dirancang sebagai pola logis dimana possisi digital memiliki
signifikansi.
Pengkodean
dalam bahasa bilangan logis juga dapat berguna sewaktu menyortir dokumen untuk
dianalisis oleh juru tulis dengna menggunakan bantuan mesin sederhana.
Analisis
kuantitas
Angka
statistic dalam kuantitas biasanya tidak kdapat diambil sebagai produk
sampingan proses akunting. Informasi yang sederhana dapat diperoleh dari
rekaman stok gudang, tetapi bila analisis yang kompleks diperlukan, analisis
ini barangkali harus diperoleh dengan peringkasan tangan atau melalui computer.
Rekaman
Pelanggan
Kadang
perlu untuk mengkaji ulang secara rinci bisnis yang dikerjakan dengan pelanggan
individual. Bila computer digunakan dan data disimpan, tidak ada kesulitan
dalam menghasilkan informasi yang diperlukan. Di dalam perusahaan kecil, buku
besar penjualan yang diperluas untuk merekam transaksi yang lebih rinci mungkin
sudah memadai. Bila kajian ulang terhadap semua pelanggan tidak diperlukan
secara regular, barangkali lebih ekonomis untuk mengambil informasi hanya bila
diperlukan.
DAFTAR
PUSTAKA
Mills,
Geofrey. Manajemen Perkantoran Modern. Ciputat:Binarupa Aksara.
No comments:
Post a Comment